Estructura Organizacional

Junta Administrativa

Junta Administrativa

Objetivo: dirigir, controlar, administrar y tomar decisiones con respecto a los recursos de la Imprenta Nacional.

Funciones según artículo 9 del Decreto No. 3937 G Reglamento a la ley de la Junta Administrativa:

·        Fijar las líneas generales de sus actuaciones.

·        Resolver los problemas inherentes a sus labores.

·        Seleccionar la publicación de leyes de interés público.

·        Aprobar los reglamentos internos de la Imprenta Nacional.

·        Estudiar el material que van a utilizar (conocimientos previos de los asuntos a tratar en cada sesión).

·        La Junta podrá convocar a las sesiones a técnicos o funcionarios, de reconocida capacidad en la materia respectiva, cuando sea necesario por la índole del tema a tratar.

·        Realizar todos los fines u objetivos específicos señalados en la Ley No. 5394.

Secretaría de la Junta Administrativa

Objetivo: asistir administrativamente a la Junta Administrativa en el trabajo secretarial que conlleva cada sesión.

Funciones:

·        Tomar el acta de cada sesión.

·        Transcribir y distribuir los acuerdos de Junta.

·        Archivar y custodiar los libros de actas.

Auditoría Interna

Objetivo: prestar un servicio profesional de asesoría constructiva y de protección a la Administración, para que alcance sus metas y objetivos con mayor eficiencia y eficacia.

Funciones

·        Realizar auditorías o estudios especiales, en relación con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional.

·        Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno de su competencia institucional, informar de ello a la Administración Activa y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes.

·        Verificar que la administración activa tome las medidas de control interno señaladas en esta Ley.

·        Asesorar en materia de su competencia, a la Junta Administrativa de la cual depende; además, advertir a los órganos pasivos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.

·        Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

·        Preparar los planes de trabajo, de conformidad con los lineamientos que establece la Contraloría.

·        Elaborar un informe anual de la ejecución del plan de trabajo y del estado de las recomendaciones de la auditoría interna, de la Contraloría y de los despachos de contadores públicos; en los últimos dos casos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten a la Junta Administrativa cuando las circunstancias lo ameriten.

Dirección General

Objetivo: administrar el funcionamiento y operación de la institución velando por los bienes y la correcta aplicación de la normativa que la regulan, entre ellas la Ley General de la Administración Pública, para brindar un servicio a la población que responda a la seguridad jurídica de los habitantes del país.

Funciones

·        Dictar, coordinar y supervisar las políticas institucionales generales y velar por que los objetivos estratégicos, metas y presupuesto vayan encaminados a cumplir con dichas políticas.

·        Coordinar y supervisar la ejecución de políticas, métodos y procedimientos administrativos.

·        Velar por el cumplimiento de las políticas y objetivos estratégicos institucionales.

·        Velar por la correcta aplicación de la normativa que nos regula, entre ellas la ley de General de la Administración Pública, Enriquecimientos Ilícito, Control Interno, Contratación Administrativa, acuerdos, directrices, entre otros.

·        Velar porque los acuerdos de la Junta Administrativa se cumplan.

Proceso de Comunicación Institucional:desarrolla estrategias de comunicación que permitan posicionar la imagen institucional a nivel nacional a través de los Diarios Oficiales.

Funciones:

·        Colaborar en la realización de campañas informativas dirigidas a promover la imagen de la Imprenta Nacional a la ciudadanía en general como parte de proyección social institucional.

·        Difundir mensajes de interés social y celebraciones históricas importantes en el Diario Oficial La Gaceta.

·        Colaborar en la ejecución de actividades y productos dirigidos a impulsar el mejoramiento de la comunicación corporativa de la Imprenta Nacional, tanto a nivel interno como externo.

·        Brindar la información requerida para actualizar el sitio Web de la Imprenta Nacional y valorar aspectos de diseño, funcionalidad e interacción de este.

·        Gestionar la elaboración y publicación de la portada, contraportada y editoriales del Diario Oficial La Gaceta.

Nivel Staff

Asesoría Legal

Objetivo: Velar, como órgano staff del control de legalidad, porque las actuaciones administrativas que se someten a su conocimiento se ajusten al Principio de Legalidad.

Funciones:

·        Garantizar la legalidad de los actos administrativos que se someten a conocimiento, conforme al Bloque de Legalidad y al marco jurídico que define las competencias y fines legales de la Imprenta Nacional.

·        Emitir criterios, dictámenes y pronunciamientos jurídicos, atendiendo consultas que realice la jerarquía, las demás dependencias internas de la institución, así como usuarios externos, sean entidades públicas o privadas.

·        Elaborar y revisar la legalidad de resoluciones administrativas, decretos, reglamentos, proyectos, informes, normas, contratos, convenios, actas, acuerdos, circulares, etc., y otros documentos e instrumentos técnicos similares de naturaleza jurídica de interés institucional que se someten a conocimiento.

·        Emitir los pronunciamientos y criterios legales requeridos, que se deben adjuntar a las consultas que se planteen ante la Procuraduría General de la República, la Contraloría General de la República y otros, sobre aspectos de interés institucional.

Contraloría de Servicios

Objetivo: Desarrollar acciones que permitan mejorar la prestación de los servicios que brinda la Imprenta Nacional, con el fin de satisfacer las necesidades de los usuarios.

Funciones:

·        Vigilar que la Imprenta Nacional cuente con mecanismos y procedimientos eficaces de comunicación con los usuarios de sus servicios.

·        Asesorar en materia de servicio al cliente, a la Dirección General y a las Unidades que prestan servicio en la institución.

·        Atender oportunamente las inconformidades, denuncias y sugerencias presentadas por los usuarios, trasladar a las áreas responsables de su resolución, vigilar que estas sean resueltas oportunamente y emitir las recomendaciones del caso, cuando proceda.

·        Dar seguimiento y mantener un registro actualizado sobre la naturaleza y frecuencia de las inconformidades, denuncias o sugerencias que realicen los usuarios de los servicios de la Imprenta Nacional, así como de las acciones recomendadas para resolver el caso y su cumplimiento o no.

·        Informar a la Dirección General de la Imprenta Nacional, sobre las sugerencias presentadas por la Contraloría de Servicios a otras unidades administrativas, que hayan sido ignoradas y que, por ende, las situaciones que provocan inconformidades en los ciudadanos permanezcan irresueltas.

Unidad de Planificación Institucional (UPI)

Objetivo: Coordinar los procesos de Planificación y Control para apoyar los niveles jerárquicos en la toma de decisiones, mediante un sistema de programación estratégica y operativa.

Funciones:

·        Asesorar al superior jerárquico en la formulación de políticas, lineamientos y directrices sobre el accionar institucional, facilitando la toma de decisiones.

·        Implementar los lineamientos técnicos y metodológicos para la elaboración del Plan Operativo Institucional (POI) y los Planes Anuales Operativos (PAO interno) de la institución.

·        Coordinar y contribuir en las tareas tendientes a la formulación y adopción de planes y política institucional.

·        Colaborar en la elaboración de los Planes relacionados con el Presupuesto Institucional.

·        Diseñar e implementar las metodologías de evaluación sistemática de la ejecución de los planes y política y efectuar estudios de verificación de resultados de dichos planes sistemáticamente.

·        Mantener la supervisión y control de los procesos del Control Interno y SEVRI institucional, ambos incluidos dentro de la Unidad de Planificación.

·        Promover el logro de los objetivos institucionales mediante el desarrollo del proceso de planeación y evaluación participativa y de forma integral.

Control Interno: Como un proceso de la UPI, el sistema de Control Interno es una herramienta de control y análisis que permite verificar el cumplimiento de las diferentes normas establecidas en concordancia con la ley No. 8292.

Funciones

·        Coordinar el proceso de formulación, ejecución y evaluación de la metodología para aplicar la Autoevaluación del Sistema de Control Interno, en cumplimiento al artículo 17 de la Ley General de Control Interno.

·        Fortalecer y consolidar la metodología de autoevaluación del Sistema de Control Interno y realizar las gestiones correspondientes de su aprobación ante las instancias respectivas.

Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI): Mediante este proceso se identifican los riesgos institucionales según su clasificación, buscando medidas que disminuyan el posible impacto, que afecte el logro de los objetivos institucionales.

Funciones

·        Orientar metodológicamente a los funcionarios para realizar todas las etapas del proceso de riesgo.

·        Analizar, evaluar, documentar y registrar los resultados de la identificación de riesgos institucionales con el fin de informar a las instancias superiores para que se tomen las medidas de administración que correspondan.

·        Implementar el seguimiento y control de los riesgos identificados.

Nivel Apoyo

Unidad de Salud Ocupacional

Objetivo: Promover y mantener el mayor grado el bienestar físico, mental y social de los trabajadores y las trabajadoras, en su entorno laboral, así como vigilar todos aquellos factores de riesgo que puedan perjudicar su salud.

Funciones:

·        Mantener actualizado el inventario de los riesgos laborales que existen en la Imprenta.

·        Calificar el nivel de riesgo laboral presente en cada proceso de trabajo.

·        Asesorar técnicamente a la Dirección General y jefaturas en el campo de la salud ocupacional.

·        Efectuar la investigación de cada accidente que ocurra en el centro de trabajo, generando las estadísticas correspondientes.

·        Elaborar campañas de seguridad y salud ocupacional a todos los niveles de la empresa.

·        Elaborar e implementar el Plan y programa de Salud Ocupacional.

·        Acatar las recomendaciones de la Comisión de Salud Ocupacional.

·        Velar por el cumplimiento de la normativa existente en materia de Salud Ocupacional.

·        Dar seguimiento y reportar resultados de los objetivos y metas planteados en el plan de salud ocupacional.

Unidad de Control de Calidad

Objetivo: Supervisar la calidad de la producción mediante muestreos aleatorios en los diferentes procesos productivos, con el fin de lograr que los mismos cumplan con los estándares de calidad establecidos.

Funciones

·        Orientar al personal operativo sobre aspectos de calidad aplicada a los procesos, para lograr un producto terminado según las características y especificaciones requeridas por los clientes.

·        Velar por la calidad del producto conforme a las especificaciones de la orden de producción.

·        Supervisar la calidad de los productos y materia prima, a través de intervenciones aleatorias, en coordinación con las jefaturas de Producción y Comercialización.

·        Mantener actualizados los archivos y estadísticas necesarios para el adecuado seguimiento de los diferentes procesos productivos.

·        Supervisar inspecciones con equipos especiales para el Control de Calidad, como procedimiento de medición, de verificación y control, para la identificación y corrección de errores en cada uno de los procesos.

·        Desarrollar e implementar las normas y estándares de calidad que corresponda a cada proceso productivo, producto en proceso y materia prima.

·        Elaborar y evaluar los informes de errores o defectos de producción para constatar el cumplimiento según los objetivos planeados y tomar oportunamente las medidas correctivas.

Departamento de Informática

Objetivo: Asesorar a los niveles directivos en la adquisición de nuevas tecnologías que coadyuven en el logro de proyectos, para cumplir los objetivos estratégicos, velando porque los sistemas de información se desarrollen e implementen en forma eficiente, acorde a los requerimientos de los usuarios, dando servicios de mantenimiento y soporte técnico que permita asesorar en el uso de herramientas, para la toma de decisiones.

Funciones

·        Brindar asesoría a los niveles directivos en proyectos de T.I. y en la adquisición de nuevas tecnologías para alcanzar los objetivos estratégicos.

·        Velar porque los sistemas de información se desarrollen e implementen en forma eficiente, acorde a los requerimientos de los usuarios.

·        Asesorar en el uso de herramientas de información para la toma de decisiones.

·        Brindar mantenimiento a las aplicaciones existentes.

·        Implementar sistemas de seguridad informática, que permitan la protección de la información en las áreas de trabajo.

·        Administrar y dar mantenimiento a la publicación de los diarios oficiales en formato digital.

·        Velar por el mantenimiento del portal Web.

·        Controlar y dar mantenimiento de la red en general de la institución.

·        Desarrollar nuevos sistemas que permitan automatizar y agilizar la labor de las diferentes áreas de trabajo.

·        Analizar, diseñar, desarrollar pruebas y capacitación para la implantación de los sistemas que requiera la institución.

·        Dar capacitación a los usuarios.

Dirección Administrativa-Financiero

Objetivo: Coordinar, supervisar, evaluar y planificar los procesos administrativos y financieros de la institución.

Funciones

·        Coordinar, planificar, dirigir y supervisar las actividades de las áreas a su cargo. (Financiero, Recursos Humanos, Proveeduría y Servicios Generales).

·        Coordinar y supervisar la prestación de servicios del área administrativa para el efectivo desarrollo y logro de los objetivos institucionales.

·        Controlar y supervisar el fiel cumplimiento de los objetivos asignados a cada área de trabajo de las que tutela, para que se logre cumplir con la misión institucional.

·        Asumir la jefatura de las unidades administrativas subalternas en ausencia de los titulares.

·        Realizar propuestas para el mejoramiento continuo de los diferentes procesos del área administrativa, y de la institución en general.

·        Planificar, controlar y supervisar, los contratos suscritos con proveedores que brindan los servicios de limpieza, vigilancia, mensajería y medico de empresa.

·        Brindar asesoría a los niveles jerárquicos superiores, medios y operativos cuando estos lo soliciten.

·        Velar por el cumplimiento del plan de la Dirección a su cargo.

Departamento Financiero

Objetivo: Brindar la información necesaria y asesorar en el campo Financiero-Contable a la Administración de la institución, para que se tomen las mejores decisiones.

Funciones:

·        Verificar y controlar los fondos que ingresan a la institución.

·        Efectuar los pagos a proveedores por compra de bienes y servicios.

·        Tramitar, registrar e informar, todo lo relacionado con las cuentas por cobrar de la institución.

·        Organizar, dirigir, planificar y controlar la elaboración del presupuesto anual, en conjunto con la Unidad de Planificación.

·        Confeccionar y registrar mensualmente los asientos contables.

·        Elaborar los Estados Financieros Institucionales.

·        Controlar y supervisar el Sistema de Costos.

·        Coordinar con las diversas áreas la metodología a utilizar para mantener actualizado el Sistema de Costos.

Unidad de Tesorería

Objetivo: Verificar y controlar los fondos que ingresan a la Institución, así como efectuar los pagos a proveedores por compra de bienes y servicios.

Funciones

·        Facturar y cobrar crédito y contado de los productos y servicios de la institución.

·        Realizar el pago de los compromisos institucionales.

·        Incluir los anticipos de Clientes.

·        Incluir los ingresos de las oficinas de diarios Oficiales.

·        Confeccionar las Transferencias y Cheques.

·        Control de la caja chica.

·        Custodiar en forma definitiva las garantías de participación, recibidas de la Proveeduría.

Unidad de Crédito y Cobro

Objetivo: Tramitar, registrar e informar, todo lo relacionado con las cuentas por cobrar de los Ministerios, Instituciones Autónomas y Municipalidades, correspondientes a los servicios en artes gráficas y publicaciones en los diarios oficiales (La Gaceta y en el Boletín Judicial), entre otros.

Funciones

·        Facturar todos los servicios que se brindan bajo la modalidad de crédito.

·        Gestionar el cobro y cancelación de facturas.

·        Tramitar la apertura y mantenimiento de créditos.

·        Efectuar la conciliación y actualización de los saldos por cliente de cada una de las cuentas por cobrar.

·        Efectuar los cierres mensuales de Cuentas por Cobrar a Corto y Largo Plazo.

Unidad de Contabilidad y Presupuesto

Objetivo: Administrar el Presupuesto Operacional de la institución aplicando efectiva y eficientemente las normas contables y legales de Control Interno que rigen esa materia.

Funciones:

·        Elaborar los estados financieros, (Informes presupuestarios, Balance de Comprobación, Estado de resultados y Balance de situación).

·        Elaborar, registrar y controlar el Proyecto Anual de Presupuesto de la institución.

·        Analizar y registrar las solicitudes de afectación al gasto presupuestario (reportes de necesidades, órdenes de compra, boletas de caja chica) para su posterior ejecución presupuestaria.

·        Actualizar el sistema de Presupuesto, en lo referente a los compromisos, desembolsos e información pertinente para mantener los saldos al día.

·        Elaborar informes de ejecución presupuestaria mensual y trimestralmente.

·        Coordinar con las jefaturas y clientes internos el estudio de las modificaciones y ajustes presupuestarios.

·        Elaborar el presupuesto extraordinario, por medio del superávit.

·        Revisar y registrar las planillas por salario, tiempo extraordinario, aguinaldo, salario escolar, dietas.

·        Revisar y registrar la planilla mensual de la CCSS.

Departamento de Proveeduría

Objetivo: Tramitar los procedimientos de Contratación Administrativa de interés para la Junta Administrativa de la Imprenta Nacional, así como los procesos de almacenamiento y distribución o tráfico de bienes y llevar un inventario permanente de todos los activos con su respectiva placa.

Funciones

·        Recibir, tramitar y custodiar los expedientes relacionados con las diversas contrataciones.

·        Atender consultas que le formulen las diversas personas públicas o privadas relacionadas con trámites de contratación.

·        Realizar las labores de planeamiento y/o programación que correspondan para el mejor desempeño del departamento.

·        Coordinar y transcribir el cartel o pliego de condiciones en licitaciones y compras directas, y tramitar el procedimiento hasta la emisión de la orden de compra, en el sistema electrónico de compras gubernamentales.

·        Tramitar los procedimientos de remate para vender o arrendar bienes muebles, inmuebles, o semovientes.

Unidad de Almacén y Distribución

Objetivo: Custodiar la materia prima y los materiales que la institución adquiere por medio de compras y otros medios, haciendo entrega de estos a los usuarios, según sus requerimientos.

Funciones:

·        Recibir y verificar la mercadería según plazos y condiciones de entrega.

·        Almacenar, custodiar y distribuir en condiciones físicas, técnicas y de seguridad apropiada y bajo un adecuado sistema de control e inventario, los bienes adquiridos por la institución.

·        Mantener el inventario permanente y actualizado de todos los bienes propiedad de la Imprenta, conforme los criterios técnicos establecidos al efecto.

·        Aplicar la normativa vigente existente en esta materia dictada por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA), del Ministerio de Hacienda.

Unidad de Contrataciones

Objetivo: Realizar las gestiones atinentes a la contratación de bienes y servicios requeridos por la Imprenta Nacional, de manera eficiente, en apego al principio de legalidad y al ordenamiento jurídico vigente.

Funciones:

·        Programar, dirigir y tramitar los procedimientos de contratación administrativa.

·        Recibir, revisar y analizar todo tipo de documentos que amparen o estén relacionados con las diversas que contrataciones que efectúa la institución.

·        Elaborar y adecuar los carteles o pliegos de condiciones que le sometan a su consideración las dependencias requirentes de bienes y servicios, en los distintos procedimientos de contratación administrativa, dándole la publicidad necesaria, en los medios legalmente establecidos o en el Sistema electrónico de Compras Gubernamentales y poner la información a disposición del público en general.

·        Control y custodia de los expedientes de cada contratación administrativa y mantener un archivo, de los documentos recibidos.

·        Recibir, custodiar y dar seguimiento en cuanto a su vigencia, a los documentos de garantía tanto de participación como de cumplimiento y de cualquier otra índole, que presenten los participantes en los procedimientos de contratación administrativa que promueva la Proveeduría Institucional.

·        Analizar las ofertas recibidas en los procedimientos de contratación, sometiendo sus conclusiones a la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones.

·        Coordinar sus funciones con las demás dependencias y unidades administrativas del Ministerio de Hacienda (DGABCA) y entidades externas contraloras, fiscalizadoras y ejecutoras del gasto público.

·        Realizar todos los trámites requeridos para el pago de contrataciones con proveedores, así como lo relativo a las exenciones de impuestos, que resulten aplicables y al desalmacenaje de las mercancías correspondientes.

Unidad de Programación y Control

Objetivo: Analizar y emitir los criterios técnicos relacionados con los procedimientos y especificaciones, para la adquisición de bienes y servicios que requiera la institución.

Funciones:

·        Definir y establecer los patrones técnicos, las condiciones generales, las especificaciones y los procedimientos para la adquisición de los bienes, obras y servicios que la Imprenta Nacional requiera.

·        Clasificar los bienes para su debido y correcto almacenamiento.

·        Dar seguimiento a los procedimientos de contratación.

·        Coordinar y analizar con los diferentes programas que conforman la institución, la elaboración del programa de adquisiciones y sus modificaciones, a que se refiere el artículo 6 de la Ley de Contratación Administrativa, para su debida publicación.

Unidad de Control de Activos

Objetivo: Establecer los controles necesarios para mantener actualizado el inventario de todos los bienes de la institución.

Funciones:

·        Coordinar y mantener un inventario permanente individual y global de todos los bienes propiedad de la Junta Administrativa de la Imprenta e ingresarlos al Sistema SIBINET.

·        Elaborar el informe anual del inventario de bienes de la Junta Administrativa de la Imprenta Nacional, para su remisión a la DGABCA.

·        Llevar un registro actualizado de los bienes patrimoniados de la Institución en los Sistemas Informáticos de Administración y Control de Bienes (SIBINET), diseñados por la DGABCA.

·        Tramitar las altas de bienes, asignación, préstamo, concesión y baja de bienes y confeccionar el acta respectiva.

·        Establecer técnicamente la depreciación de los bienes de la Imprenta, según lo solicita el Sistema SIBINET.

·        Tramitar las donaciones que recibe o hace la Imprenta Nacional, autorizado por la Junta Administrativa.

Departamento de Gestión Institucional de Recursos Humanos

Objetivo: Administrar los procesos y procedimientos relacionados con el recurso humano, para cumplir con el logro de los objetivos institucionales.

Funciones

·        Realizar Estudios de: reasignación, reubicación y recalificación de puestos, asignación de puestos, cambio de especialidad integral de puestos, atenencias, detección de necesidades de capacitación, entre otros, para mejorar la condición laboral del personal.

·        Resolver recursos de revocatoria.

·        Realizar concursos externos e internos para contratar el personal idóneo de la institución.

·        Coordinar, organizar, controlar y evaluar actividades de capacitación.

·        Controlar el proceso de evaluación del periodo de prueba y evaluación del desempeño.

·        Tramitar movimientos de personal que conllevan nombramientos interinos, en propiedad, ascensos, entre otros.

·        Confeccionar anteproyecto de presupuesto, en lo relativo a la relación de puestos.

·        Custodiar y administrar expedientes personales.

Departamento de Servicios Generales

Objetivo: Proporcionar oportuna y eficientemente, los servicios que requiera la institución en materia de comunicaciones, transporte, correspondencia, archivo, reproducción de documentos, seguridad interna, mensajería, médico de empresa y el suministro de mantenimiento preventivo y correctivo al mobiliario, equipo de oficina, equipo de transporte y maquinaria.

Funciones

·        Coadyuvar en la formulación del plan de distribución anual del presupuesto del gasto para su aprobación.

·        Coordinar y supervisar la elaboración del programa anual de mantenimiento preventivo y correctivo al mobiliario, equipo de oficina, equipo de transporte y maquinaria.

·        Coordinar y supervisar el servicio de mantenimiento de energía eléctrica, bombas de agua, extractores de aire, gas drenaje y sistemas de vacío.

·        Verificar que la contratación de servicios en general, se realicen con estricto apego a lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

·        Controlar y supervisar el servicio de vigilancia privada, aseo, limpieza y mensajería.

·        Proporcionar el servicio de reproducción y fotocopiado de documentos.

·        Planificar y coordinar la contratación de servicios especializados que permita proporcionar el mantenimiento preventivo y correctivo de equipo especializado.

·        Atender las necesidades de transporte que se requieran en el desempeño de las actividades de la institución.

·        Elaborar proyectos de remodelación, adaptación, reparación y mantenimiento de la red telefónica, recepción y envío de faxes.

Unidad de Transportes

Objetivo: Proporcionar a la institución el servicio de transporte de personas y materiales cuando se requiera.

Funciones

·        Brindar el servicio de transporte a los funcionarios de la institución, cuando realicen funciones propias de su cargo.

·        Distribuir el producto terminado y los diarios oficiales según corresponda.

·        Mantener la flotilla vehicular de la institución en forma óptima, para el desarrollo de sus funciones.

Unidad de Mantenimiento

Objetivo: Mantener en condiciones óptimas las instalaciones y maquinaria de la institución.

Funciones

·        Efectuar el mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo de las instalaciones físicas, equipo, maquinaria, entre otros.

·        Confeccionar, supervisar y evaluar los contratos de maquinaria que suscriba la institución.

·        Supervisar y coordinar la ejecución de diversos trabajos de remodelación a nivel institucional.

·        Elaborar diversidad de estudios técnicos relacionados con el área a su cargo.

·        Otras labores propias del área a cargo.

Unidad de Archivo y Biblioteca

Objetivo: Atender requerimientos de los usuarios, respecto a los documentos que se encuentran bajo su custodia.

Funciones:

·        Centralizar el acervo documental de la Imprenta Nacional, de acuerdo con lo establecido por las tablas de plazos de conservación que los Archivos de Gestión manejan.

·        Realizar las actividades técnicas archivísticas de reunir, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar, transferir y facilitar los documentos de la Imprenta Nacional.

·        Ejecutar la aplicación de las políticas archivísticas de la institución y coordinarlas con la Dirección General del Archivo Nacional, solicitando asesoramiento técnico de ellos cuando sea necesario.

·        Coordinar con las diversas áreas el proceso de selección y eliminación de documentos.

·        Asesorar al personal de los archivos de gestión y asistirlos en la solución de problemas.

·        Elaborar diversos informes sobre su gestión.

Unidad de Consultorio Médico

Objetivo: Desarrollar estrategias para la salud integral de los funcionarios de la institución y sus familiares directos.

Funciones

·        Atención directa con un profesional médico contratado, a todos los funcionarios y familiares directos de la institución.

·        Orientar las actividades para prevenir la aparición de enfermedad.

·        Educar a la población sobre los aspectos de una vida saludable.

·        Realizar Diagnóstico precoz y tratamiento oportuno de las enfermedades.

·        Brindar a los funcionarios comodidad, sofisticación y calidad en la atención médica.

·        Custodiar la información contenida en los expedientes médicos.

·        Custodiar y distribuir en forma racional y responsable los medicamentos.

Nivel sustantivo

Dirección de Producción

Objetivo: Administrar las áreas productivas de la Imprenta Nacional, guardando la debida discrecionalidad sobre la materia que atiende.

Funciones

·        Diseñar, supervisar la ejecución de investigaciones, proyectos, estudios, análisis, herramientas de control y otras actividades propias del área profesional de su competencia.

·        Participar en el planeamiento, dirección, coordinación y supervisión de labores profesionales técnicas y administrativas de la institución.

·        Analizar comportamiento de gastos anuales de materia prima y elaborar requerimientos de acuerdo con las proyecciones de venta que genere la Dirección de Comercialización y Divulgación.

·        Analizar sistemas, procedimientos de trabajo y proponer los ajustes y cambios pertinentes.

·        Realizar propuestas para el mejoramiento continuo de los diferentes procesos de producción.

·        Coordinar, supervisar y controlar la elaboración y ejecución del presupuesto de la producción.

·        Planear, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y ejecutar las actividades que se desarrollan en el campo de la producción.

Departamento de Pre-Prensa

Objetivo: Planear, programar, dirigir, coordinar, evaluar y supervisar las actividades del proceso de Pre-prensa, con la finalidad de generar productos y servicios de calidad, físicos o digitales.

Funciones

·        Dirigir y supervisar los diferentes trabajos que ingresen al departamento.

·        Realizar inspecciones aleatorias en los procesos de levantado de texto, corrección y formación de diario, además de las unidades de arte y diseño e impresión digital y fotomecánica.

·        Elaborar informes técnicos de producción y de los aspectos que le competen.

·        Plantear metas y objetivos de su área de trabajo, cumpliendo con lo requerido anualmente en el Plan Operativo Institucional.

·        Coadyuvar en la creación del presupuesto ordinario, extraordinario y superávit, específicamente en lo respectivo a su área productiva, de acuerdo con las estadísticas de consumo anual.

·        Ejecutar otras actividades relacionadas con el proceso de producción.

Unidad de Arte, Diseño e Impresión Digital

Objetivo: Brindar a los clientes el servicio de diseño gráfico y diagramación, con el fin de satisfacer sus necesidades.

Funciones

·        Revisar el material físico y digital antes de ser aprobado para ser procesado.

·        Procesar el material recibido por la Dirección de Comercialización y Divulgación.

·        Realizar el diseño gráfico y diagramación del trabajo de acuerdo con las especificaciones técnicas solicitadas por el cliente.

·        Realizar las correcciones del trabajo que requiera el cliente después de la revisión de la prueba.

·        Imprimir los documentos de bajos tirajes solicitados por el cliente.

Unidad de Levantado de Texto

Objetivo: Desarrollar las gestiones de levantado de texto, escaneado, diagramación y revisión de los documentos físicos y digitales a publicar en los Diarios Oficiales.

Funciones

·        Verificar las prioridades de los documentos que se van a publicar en los Diarios Oficiales.

·        Verificar que los documentos recibidos de Diarios Oficiales cuenten con los requisitos establecidos para su publicación.

·        Dar formato de los Diarios Oficiales (La Gaceta y Boletín Judicial).

·        Verificar y asignar la cantidad de veces que debe ser publicado un documento.

·        Escanear y digitar los documentos que no ingresen en formato digital.

·        Revisar el documento elaborado antes de darle continuidad al siguiente proceso.

Unidad de Corrección

Objetivo: Revisar y corregir los documentos que van a ser publicados en los Diarios Oficiales y órdenes de producción que lo requieran.

Funciones

·        Ingresar en el sistema ORACLE y carpetas compartidas en la red, para leer y corregir los documentos que se han digitado y enviado por la Unidad de Levantado de texto.

·        Verificar las tareas de levantado de texto, escaneado, diagramación y revisión de La Gaceta impresa y digital de los documentos en el proceso de publicación de Diarios Oficiales.

·        Llevar a cabo el proceso de lectura y corrección de los textos de los documentos procedentes de la Unidad de Fotomecánica y/o la Dirección de Comercialización y Divulgación, contra los originales físicos o digitales.

·        Enviar los documentos leídos y revisados, por medio de la red, a la Unidad de Formación de Diarios, para su publicación definitiva.

Unidad de Formación de Diarios

Objetivo: Diagramar los Diarios Oficiales que van a ser publicados de acuerdo con el orden de formación establecido.

Funciones

·        Verificar que los documentos físicos y digitales recibidos del proceso de corrección hayan sido incluidos en el sistema.

·        Revisar que la diagramación de los documentos cumpla con el orden y normas establecidos.

·        Efectuar la imposición de los documentos y el archivo digital que debe ser enviado al RIP, de acuerdo con las características de cada trabajo (monocolor, full color y Pantone); realizado lo anterior, debe enviarse al equipo de quemado de planchas (CTP).

Unidad de Fotomecánica

Objetivo: Montar e imponer las órdenes de producción que ingresen a la Unidad.

Funciones

·        Revisar las especificaciones técnicas de las órdenes de producción.

·        Realizar el montaje e imposición (manual o digital) de las órdenes de producción que ingresen.

·        Realizar los cálculos de papel necesarios para la impresión de las órdenes de producción.

·        Procesar las planchas en el equipo de quemado (CTP).

Departamento de Prensa

Objetivo: Planear, programar, dirigir, coordinar, evaluar y supervisar las actividades del proceso de prensa, con la finalidad de generar productos y servicios de calidad, físicos o digitales.

Funciones

·        Dirigir y supervisar los diferentes trabajos que ingresen a sus áreas de trabajo.

·        Realizar inspecciones aleatorias a los tonos de color, de acuerdo con las muestras, características de trabajo versus muestras aprobadas, tamaños de impresión, entre otros.

·        Elaborar informes técnicos de producción y de los aspectos que le competen.

·        Plantear juntamente con la dirección de producción, las metas y objetivos de su área de trabajo, cumpliendo con lo requerido anualmente en el Plan Operativo Institucional.

·        Coadyuvar en la creación del presupuesto ordinario, extraordinario y superávit, específicamente en lo respectivo a su área productiva, de acuerdo con las estadísticas de consumo anual.

·        Ejecutar otras actividades relacionadas con el proceso de producción.

Unidad de Litografía

Objetivo: Imprimir una imagen de alta calidad, consistente, clara y definida, formando un producto de calidad.

Funciones

·        Revisar las especificaciones técnicas de las órdenes de producción.

·        Recibir y revisar de la Unidad de Fotomecánica las planchas para impresión.

·        Asignar las órdenes de producción de acuerdo con las especificaciones técnicas del trabajo.

·        Imprimir los trabajos bajo los estándares definidos en la Unidad.

·        Revisar que la calidad del impreso sea uniforme en el tiraje total de los pliegos.

·        Trasladar el trabajo en proceso al Departamento de Post Prensa, para su acabado final.

Departamento de Post-Prensa

Objetivo: Planear, programar, dirigir, coordinar, evaluar y supervisar las actividades del proceso de Post-prensa, con la finalidad de generar productos y servicios de calidad, físicos o digitales.

Funciones

·        Dirigir y supervisar los diferentes trabajos que ingresen a sus áreas de trabajo.

·        Realizar inspecciones aleatorias a los trabajos que deben ser convertidos a producto final, revisando el tipo de pegado, encuadre de los cortes, los acabados finales, entre otros.

·        Elaborar informes técnicos de producción y de los aspectos que le competen.

·        Plantear metas y objetivos de su área de trabajo, cumpliendo con lo requerido anualmente en el Plan Operativo Institucional.

·        Coadyuvar en la creación del presupuesto ordinario, extraordinario y superávit, específicamente en lo respectivo a su área productiva, de acuerdo con las estadísticas de consumo anual.

·        Ejecutar otras actividades relacionadas con el proceso de producción.

Unidad de Encuadernación

Objetivo: Brindar el acabado final a los productos en proceso para su entrega al cliente.

Funciones

·        Revisar las especificaciones técnicas de las órdenes de producción.

·        Programar y calibrar los equipos de acuerdo con las especificaciones de la orden de producción.

·        Ejecutar las etapas de: coleccionado, pegado, cosido, armado, perforado, anillado, estampado, laminado y descartonado de los productos que lo requieran, ya sea en el proceso automático o rústico.

·        Mantener controles sobre los sobres de producción que ingresan a la unidad.

Unidad de Guillotinas

Objetivo: Realizar el corte del papel durante el proceso de producción con el fin de dar el servicio a las diferentes unidades.

Funciones

·        Revisar las especificaciones técnicas de las órdenes de producción.

·        Revisar las cantidades de papeles o cartulinas recibidas de la Unidad Almacén y Distribución.

·        Brindar servicios de corte de papel a los departamentos solicitantes de materia prima para impresión.

·        Programar y calibrar los equipos de acuerdo con las especificaciones del corte.

Unidad de Dobladoras

Objetivo: Realizar el doblado del trabajo asignado para cumplir con las especificaciones de la orden de producción.

Funciones

·        Revisar las especificaciones técnicas de las órdenes de producción.

·        Programar y calibrar los equipos de acuerdo con las especificaciones del doblado, tomando en cuenta el tipo de papel a utilizar.

·        Realizar el doblado del papel, de acuerdo a las especificaciones de la orden de producción.

Unidad de Formación de Folletos

Objetivo: Dar el acabado final a los trabajos que requieran de este proceso, sean estos Diarios Oficiales u órdenes de producción.

Funciones

·        Revisar las especificaciones técnicas de las órdenes de producción.

·        Programar y calibrar los equipos de acuerdo con las especificaciones de la orden de producción.

·        Realizar el compaginado, grapado y refilado de los productos que lo requieran.

Unidad de Tipografía

Objetivo: Realizar acabados e impresiones tipográficas a los productos que lo requieran.

Funciones

·        Revisar las especificaciones técnicas de las órdenes de producción.

·        Programar y calibrar los equipos de acuerdo con las especificaciones de la orden de producción.

·        Imprimir, numerar, perforar, troquelar, estampar y plecar los productos que lo requieran.

Dirección de Comercialización y Divulgación

Objetivo: Promover la venta de bienes y servicios que ofrece la Imprenta Nacional a las instituciones del Estado y al público en general, garantizando la excelencia en la atención al cliente a través de los servicios que presenta la institución, incluyendo aquellos que fomentan la responsabilidad social.

Funciones

·        Coordinar, planificar, dirigir y supervisar las actividades de los departamentos que componen esta dirección. (Diarios Oficiales, Promoción y Divulgación).

·        Realizar propuestas para el mejoramiento continuo de los diferentes procesos de la dirección.

·        Brindar asesoría a los niveles jerárquicos superiores, medios y operativos cuando estos lo soliciten, en materia de comercialización y divulgación.

·        Efectuar estudios y elaboración de las ofertas y contratos de productos de servicios, según requerimientos de los clientes.

·        Coordinar, analizar y elaborar requerimientos de materia prima.

·        Coordinar, programar y dar seguimiento a los trabajos de impresión solicitados por las entidades del Estado.

·        Coordinar y participar en actividades promocionales.

·        Dar seguimiento a los convenios vigentes con instituciones del Estado.

·        Elaborar la proyección de ventas anual.

·        Coordinar con las diferentes áreas involucradas en el proceso      productivo, la elaboración de los requerimientos solicitados.

·        Velar por el cumplimiento del plan de la Dirección a su cargo.

Departamento de Diarios Oficiales

Objetivo: Desarrollar estrategias que permitan brindar un servicio de excelencia en la atención de las publicaciones de los Diarios Oficiales, en las oficinas destinadas a este fin.

Funciones

·        Coordinar, supervisar y evaluar las labores desarrolladas por las unidades a su cargo, buscando las acciones correctivas que mejoren los procesos.

·        Desarrollar estrategias enfocadas a brindar nuevos servicios personalizados, atendiendo necesidades específicas, en conjunto con el Departamento de Promoción y Divulgación.

·        Elaborar diversos informes relacionados con los trámites que se realizan.

·        Mantener el control administrativo de las unidades a su cargo y el personal que los conforma.

·        Consolidar los requerimientos, verificando el cumplimiento de requisitos en esta materia, provenientes de las unidades a su cargo.

Unidad Central

Objetivo: Garantizar la excelencia en la atención de los servicios de publicaciones en los Diarios Oficiales, en forma oportuna.

Funciones

·        Recibir, custodiar y tramitar la documentación pública y privada, para su publicación en los diarios oficiales.

·        Revisar que los documentos que se reciban sean originales y estén firmados por el responsable de la publicación, además verificar redacción, reconocimiento legal, sellos respectivos, entre otros, y devolver los documentos que no cumplen con lo requerido.

·        Atender el servicio de consultas sobre documentos tramitados (call center).

·        Cotizar el costo de los documentos para publicar en los diarios oficiales.

·        Controlar con las instituciones del Estado los saldos de las órdenes de compra abiertas.

·        Custodiar y vender al público de productos tales como alcances, leyes, serie de publicaciones oficiales y otros.

·        Custodiar y efectuar controles cruzados de los timbres fiscales que se utilizan para las publicaciones a los diarios oficiales.

·        Generar la facturación de los servicios de publicaciones.

·        Tramitar las solicitudes de publicaciones de crédito y contado.

Unidad Desconcentrada

Objetivo: Garantizar la excelencia en la atención de los servicios de publicaciones en los Diarios Oficiales, en forma oportuna

Funciones

·        Recibir, custodiar y tramitar la documentación pública y privada, para su publicación en los diarios oficiales.

·        Cotizar el costo de los documentos para publicar en los diarios oficiales.

·        Custodiar y vender al público de productos tales como alcances, leyes, serie de publicaciones oficiales y otros.

·        Custodiar y efectuar controles cruzados de los timbres fiscales que se utilizan para las publicaciones a los diarios oficiales.

·        Generar la facturación de los servicios de publicaciones.

·        Tramitar las solicitudes de publicaciones de contado.

Departamento de Promoción y Divulgación

Objetivo: Desarrollar estrategias de divulgación y ventas que brinden a nuestros clientes información acerca de la diversidad de productos que ofrece la institución, posicionando la imagen institucional.

Funciones

·        Coordinar la realización de estudios de mercado para la compra de equipo y maquinaria.

·        Dar seguimiento a los trabajos solicitados, desde la aprobación del arte hasta la entrega del producto final.

·        Coordinar, supervisar y planificar las diversas actividades promocionales durante el año, con el fin de incrementar las ventas de servicio de impresión.

·        Coordinar la elaboración del Plan de Mercadeo Anual.

·        Supervisar la actualización del Catálogo de Productos y Servicios.

·        Coordinar, organizar, controlar y evaluar las acciones de la comunicación corporativa.

·        Elaborar diversos informes relacionados con la gestión a su cargo.

·        Gestiones de la mezcla promocional de productos y servicios.

·        Supervisar la elaboración de estudios para proyecciones de ventas y adquisición de materia prima.

·        Mantener y dar seguimiento de los convenios suscritos con la institución.

Unidad de Mercadeo y Promoción

Objetivo: Desarrollar acciones que brinden a nuestros clientes diversidad de opciones en productos que ofrece la institución, posicionando la imagen institucional, a través de diversas estrategias de mercadeo y promoción.

Funciones

·        Elaborar estudios para proyecciones de ventas y adquisición de materia prima.

·        Realizar estudios de mercado para la compra de equipo y maquinaria.

·        Planificar las diversas actividades promocionales durante el año.

·        Mantener actualizado el catálogo de productos.

·        Coordinar con las áreas de producción el proceso de elaboración de las diversas órdenes de producción.

·        Elaborar cotizaciones o presupuestos, según requerimientos de los clientes.

·        Participar en las ferias y actividades de promoción que se requieran.

·        Atención personalizada a clientes actuales y potenciales, para ofrecerles los servicios.

Unidad de Trámites Comerciales

Objetivo: Tramitar, formalizar y dar seguimiento a todos los trabajos de Impresos Comerciales que solicitan nuestros clientes.

Funciones

·        Analizar, recibir y formalizar solicitudes de trabajo solicitadas por el cliente, de forma ágil y oportuna.

·        Elaborar las cotizaciones de los trabajos solicitados.

·        Analizar, estudiar y coordinar con las áreas productivas involucradas en el proceso para la elaboración de presupuestos.

·        Dar seguimiento a las órdenes de producción, desde la aprobación del arte hasta la entrega del producto final.

·        Confección de sobres de producción físicos y digitales.

·        Ingresar información de los sobres de producción al Sistema de Órdenes de Producción (SOP), que servirá de insumo para las estadísticas que lleva la Dirección de Producción.

Unidad de Despacho

Objetivo: Asegurar la entrega oportuna y a satisfacción del producto terminado a nuestros clientes.

Funciones

·        Revisar y asegurar las condiciones del producto a despachar, de acuerdo al sobre de producción.

·        Generar y registrar los documentos de entrega de productos.

·        Entregar el producto al cliente.

·        Otras funciones relacionadas con la actividad.

Unidad de Editorial Digital

Objetivo: Divulgar obras literarias de alta calidad en formato digital, de forma gratuita, como parte de la responsabilidad social institucional.

Funciones

·        Desarrollar las acciones necesarias para posicionar la Editorial Digital, a nivel nacional.

·        Planificar y coordinar alianzas estratégicas con personas físicas o jurídicas, en la consecución de obras literarias, jurídicas, científicas, tecnológicas y cualquier otra de interés en resguardo de los derechos de autor.

·        Recibir y analizar las obras de autores, para que estas sean sometidas a consulta por el Consejo Editorial.

·        Administrar el inventario y la impresión de los textos jurídicos, en sus ediciones físicas (papel).